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查询与表

　　现在我们已经会建立表了，还能在表中输入各种数据，包括图片和声音数据。 下面我们就开始来学习Access中另一个非常重要的内容…… 查询！

　　用“查找”按钮来找数据说的是查找，并不是查询。在回答“查询究竟是什么？”这个问题之前，我们首先要知道，并不需要将所有可能用到的数据都罗列在表上，即使是一些需要计算的值，也统统先算好以后才填到表中，仍然像在纸上使用表格及其里面的数据那样，完全没有觉得Access数据库中的表和纸上的表格有什么区别。这是很多刚刚接触Access数据库的人通常会出现的情况。其实在Access数据库中的表并不是一个百宝箱，不需要将所有的数据都保存在一张表中。不同的数据可以分门别类地保存在不同的表中，就像在“客户信息表”中保存和客户资料有关的信息，而在“订单信息表”中保存和订单内容相关的信息。

　　在使用表存储数据的时候我们都有侧重点，通过它们的名字就可以看出这个表是用来做什么的，这样很容易就可以知道哪些表中存储有什么数据内容。很少有人会把表的名字起成“表一”、“表二”的。如果有很多表的话，这样根本就不知道这些表存储了什么内容。所以我们在建立表的时候，首先想的就是要把同一类的数据放在一个表中，然后给这个表取个一目了然的名字，这样管理起来会方便得多。但是另一方面，我们在实际工作中使用数据库中的数据时，并不是简单地使用这个表或那个表中的数据，而常常是将有“关系”的很多表中的数据一起调出使用，有时还要把这些数据进行一定的计算以后才能使用。如果再建立一个新表，把要用到的数据拷贝到新表中，并把需要计算的数据都计算好，再填入新表中，就显得太麻烦了，用“查询”对象可以很轻松地解决这个问题，它同样也会生成一个数据表视图，看起来就像新建的“表”对象的数据表视图一样。“查询”的字段来自很多互相之间有“关系”的表，这些字段组合成一个新的数据表视图，但它并不存储任何的数据。当我们改变“表”中的数据时，“查询”中的数据也会发生改变。计算的工作也可以交给它来自动地完成，完全将用户从繁重的体力劳动中解脱出来，充分体现了计算机数据库的优越性。让我们在数据库中建立一个“查询”，看看“查询”究竟有什么用，该怎么用。

　　我们现在用的“查询”是“选择查询”，这种查询很好学，而且用得也很普遍，很多数据库查询功能都可以用它来实现。顾名思义，“选择查询”就是从一个或多个有关系的表中将满足要求的数据提取出来，并把这些数据显示在新的查询数据表中。而其他的方法，像“交叉查询”、“操作查询”和“参数查询”等，都是“选择查询”的扩展，课后的补充内容中会专门讲到。

　　这次建立查询我们不用向导，而是直接用“查询设计视图”来建立新的查询。直接使用查询设计视图建立查询可以帮助你理解数据库中表之间的关系，让你看到要查询的字段之间是如何联系的。这些对建立一个优秀的数据库非常有帮助。其实查询向导的使用和表向导基本一样，也非常简单。

　　现在我们建立一个“订单”查询，建立这个查询就是为了将每份订单中的各项信息都显示出来，包括“订单号”、“订货公司”、“货品名称”、“货物单价”、“订货数量”、“订货金额”、“经办人”和“订货时间”这些字段。

　　首先要在Access中打开“客户订单数据库”，然后单击“对象”列表中的“查询”项，并在创建方法列表中单击“在设计视图中创建查询”项。

　　因为下面的操作都是在对“查询”这个对象进行操作，所以要将当前的对象切换到“查询”对象上。在第二课和第四课中讲过，执行任何操作都必须先选择这个操作所针对的对象。

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